Datum: 01.10.2026
Firma: Caritas Wien
Berufsfeld:
Büro / Administation / Kaufmännische Berufe
Beschäftigungsart:
Fachkraft
Region:
Wien
Einsatzort: Wien
Arbeitszeit:
Teilzeit
Wochenarbeitszeit: 20 Wochenstunden
Ihr Aufgabenbereich:
Front Office & Kommunikation
Du bist eine unserer ersten Anlaufstellen – freundlich, verbindlich und mit Überblick
- Du bist Ansprechpartner*in für Auszubildende, Lehrende, Interessent*innen und Besucher*innen
- Du informierst persönlich, telefonisch und per E-Mail über unsere Aus- und Weiterbildungen sowie Fördermöglichkeiten
- Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Stellen
- Du organisierst den laufenden Telefon-, E-Mail- und Postverkehr sowie Bestellungen und unterstützt bei Protokollen
Schulverwaltung & Ausbildungsorganisation
Gemeinsam mit unseren Lehrgangsleitungen und der Leitung Aus und Weiterbildungen sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles gut organisiert ist
- Du begleitest Auswahlverfahren, Prüfungen und administrative Abläufe rund um unsere Ausbildungen
- Du arbeitest mit unseren Schulverwaltungsprogrammen wie EDWIN, MS Teams, etc.
- Du erstellst Zeugnisse, Bestätigungen und verwaltest weitere schulische Unterlagen
- Du behältst Termine, Fristen und organisatorische Abläufe im Blick und sorgst dafür, dass notwendige Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht, werden
Administration & Standortorganisation
Du unterstützt uns dabei, dass unser Ausbildungszentrum auch organisatorisch gut funktioniert
- Du verwaltest die Handkassa und unterstützt bei Verrechnung, Förderabrechnungen
- Du unterstützt bei der Raumorganisation sowie bei internen Veranstaltungen und Meetings
- Du koordinierst organisatorische Anliegen mit externen Firmen, Lieferant*innen und Handwerker*innen
- Du bist Schnittstelle zu Caritas-internen Servicestellen wie Pflege, IT Facility Management
Koordination & Vernetzung
Unser Ausbildungszentrum wächst – und damit entwickeln sich auch unsere Abläufe und Kooperationen weiter.
- Du unterstützt das duale Leitungsteam bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Standortentwicklung
- Du arbeitest in Abstimmung mit der Leitung mit unseren internen und externen Kooperationspartner*innen zusammen, z. B. dem WAFF.
- Du übernimmst organisatorische Aufgaben selbstständig, hältst Vereinbarungen und offene Punkte nach und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.
Kommunikation, Website & Social Media
Auch unsere Kommunikation nach außen soll mit dem Ausbildungszentrum weiterwachsen
- Du unterstützt bei der laufenden Aktualisierung unserer Website (Typo3), bei Informationsmaterialien sowie bei Veranstaltungen wie Tagen der offenen Tür oder Messeauftritten
- Du repräsentierst unser Ausbildungszentrum bei ausgewählten Veranstaltungen und informierst Interessent*innen über unsere vielfältigen Aus- und Weiterbildungsangebote.
- Mit der weiteren Entwicklung des ABZ soll auch unser unser Social-Media-Auftritt wachsen. Hier kannst du dich mit Interesse, Ideen und Freude an Kommunikation zunehmend einbringen.
Wir erwarten:
Was du mitbringen solltest
- Abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK oder HLW, bzw. entsprechende einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung in Verwaltung, Organisation oder Administration; Erfahrung im Bildungs-, Schul- oder Kursbereich ist von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
- Freude an digitalen Tools und die Bereitschaft, dich in Schulverwaltungsprogramme einzuarbeiten
- Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
- Die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
- Interesse an Website, digitaler Kommunikation und Social Media – Erfahrung damit ist ein Plus, aber keine Voraussetzung
- Bereitschaft zur Übernahme der Funktion als Brandschutzwart*in und die Absolvierung der erforderlichen Ausbildung
- Freude an Teamarbeit und Identifikation mit den Werten der Caritas
Wir bieten:
– mehr als nur ein Job
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Mit echter Mitgestaltung in einem engagierten Team und der Möglichkeit, einen wachsenden Bildungsstandort aktiv mitzuentwickeln.
Faire Entlohnung & attraktive Benefits
Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung:
- für 20 Wochenstunden: € 1.498,54 bis € 1.730,27 brutto
Lebensmittelgutscheine & Kinderzuschüsse
Nachhaltigkeit & Mobilität
Zuschuss bis € 506,40 pro Jahr für Öffi-Jahreskarte oder Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr.
Entwicklung & Weiterbildung
Bezahlte Fort- und Weiterbildungen und aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung.
Mehr Zeit für dich
Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr sowie drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12. und 31.12.
Umfassende Gesundheitsförderung
#jobsmitsinn
