Verwaltungsmitarbeiter*in mit hoher IT-Affinität | Haus St. Magdalena 15 Wochenstunden, ab sofort

Datum: 30.09.2026
Firma: Caritas Wien
Berufsfeld: Büro / Administation / Kaufmännische Berufe
Beschäftigungsart: Fachkraft
Region:
Einsatzort: Wien
Arbeitszeit: Teilzeit
Wochenarbeitszeit: 15 Wochenstunden

Ihr Aufgabenbereich:

• Zentrale Anlaufstelle: Bearbeitung und Koordination telefonischer und persönlicher Anfragen von Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Interessent*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen und weiteren Kontaktpersonen
• Seminarverwaltung: Organisation und Koordination der Seminarräumlichkeiten, Bearbeitung von Anfragen sowie Abstimmung von Terminen und Raumbelegungen
• Unterstützung der Leitung: Übernahme allgemeiner Sekretariatsagenden sowie Koordination und Vorbereitung von Terminen für die Hausleitung
• Bewohner*innenaufnahme: Organisation und administrative Abwicklung von Neuaufnahmen
• Verrechnung und Datenpflege: Durchführung der laufenden Verrechnungen sowie sorgfältige Pflege der Bewohner*innen- und Verwaltungsdaten
• Personaladministration: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
• Kassaführung: Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kassa und der dazugehörigen Aufzeichnungen

Wir erwarten:

• Abgeschlossene kaufmännische oder bürofachliche Ausbildung, zum Beispiel HAK, HAS, HBLA oder ein Lehrabschluss im Büro- bzw. Verwaltungsbereich
• Hohe IT-Affinität: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und die Fähigkeit, sich rasch in neue Programme und Systeme einzuarbeiten 
• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Administration oder in einer vergleichbaren Bürofunktion
• Erfahrung in der Verrechnung und Kassaführung von Vorteil
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freundliche und professionelle Kommunikation mit Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Mitarbeiter*innen sowie externen Kontaktpersonen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft, sich in interne Systeme und Abläufe einzuarbeiten

Wir bieten:

• Mehr Freizeit: Zwei zusätzliche Urlaubstage nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr und drei dienstfreie Tage pro Jahr (Karfreitag, 24.12., 31.12. bzw. Ersatz)
• Jobticket: Zuschuss bis zu € 506,40 pro Jahr für eine Öffi-Jahreskarte oder ein Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr
• Vielfalt und Wertschätzung: Ein Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Diversität lebt
• Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Gesundheit und Unterstützung: Gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Sozialberatung für private und berufliche Herausforderungen
• Vergünstigungen und Gutscheine: Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und mehr sowie steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine und spezielle Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern

Gehalt je nach Berufserfahrung für 15 Wochenstunden von  € 1.107,16 bis € 1.267,26 brutto.

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